〒104-0061
東京都中央区銀座6-13-16
銀座WallビルUCF5階

TEL : 03-5771-8175

コラム第171話:イチイチ社員を集める企業と短時間の意思疎通で問題への対処が進む企業の違い


「世の中大変な状況で想定外のことが色々と起こっていますが、自分たちで止まってしまったところなどの代替手段を見つけ、計画通りに進めてくれています。」

しばらく前にご支援した、ある社長の言葉です。新型コロナウィルスの影響による開発計画の遅れを心配して声をかけたのですが、その必要はありませんでした。

いま、世界中で人と物の流れが止まり、様々な業務が止まったり遅延したりしています。そのため、現状を正しく把握し、すぐに対処法を決めて軌道修正することが欠かせない状況です。

ところが、社員を集めて会議を開こうにも、3密を避けるためにそれもままならず、状況の把握すらまともにできない企業が増えています。対策として慣れないWeb会議やビデオ会議を開いてみると、「何も決められない、ダラダラと無駄なやり取りが多い、という従来の会議の問題点が明るみになっただけ・・・」という、するどい社員の指摘も耳にします。

実際に、Web会議やビデオ会議には、会議中の無駄なやり取りを減らす効果があります。やってみると実感できるので、今回の感染対策が終わった後も効果を実感した多くの企業でWeb会議が残っていくと見ていますが、いずれにしても、会議を開けば解決する、という問題ではありません。

では、冒頭の企業はどうなのでしょうか。

冒頭の企業は、もともと社員を集めなくても進むようにしてあったのですが、今回の想定外の問題への対処でも、特に社員を集めることは無く、立ち話やメール等の短時間の意思疎通のみで軌道修正を行っています。

しかも、社長は、その軌道修正内容だけではなく、その進捗をほぼリアルタイムで把握しています。内容と進捗に対して、個別具体的に短い指示を出すことはあっても、イチイチ社員を集めることはありません。そんなことをしなくても、社員が自立的に動いてくれています。そのため、開発計画を進めながら、社長自身も社員も、3密を避け、感染のリスクを避けることができています。

この企業が平時からやっていたこと、それは、開発の計画を立て、計画書を作り、それを共有することです。

「なんだ、そんなこと。」
そう思われた方も多いかもしれません。

しかし、これは想像以上に難しいことです。

実際に、「計画書は作成してある」という企業は多いにも関わらず、進捗が把握されず、修正もされず、作成しただけで終わっている企業がたくさんあります。また、作成した計画書から、計画の遅れや想定外のことが起こったことは把握していても、それにどう対処し、同軌道修正するかは、結局、皆で集まって相談し、ああでもない、こうでもない、と決まらない会議をしてしまっています。

そうならないために、計画書には、様々な要素を組み込む必要があります。計画からのズレが生じたからと言って、イチイチ集まって協議しなければならないようでは、その計画書は、進捗遅れのアラートの役目しかできていないことになります

御社では、社員が自立的に軌道修正をしていますか?
また、それをきちんと把握できるようにしていますか?